En complément des statuts qui précisent les buts et conditions d’administration et de gestion de l’association, le présent règlement intérieur en organise le fonctionnement.

I- FONCTIONNEMENT DU CONSEIL D’ADMINISTRATION

• Le Conseil d’Administration peut avoir lieu lors d’un rassemblement des membres de l’association ou utiliser des moyens de télécommunications (Internet ou autres) pour réunir des personnes ne se trouvant pas au même endroit.
• Les membres du conseil d'administration sont bénévoles, ils sont remboursés sur justificatifs de leurs frais engagés pour l’association, son administration, les représentations à des manifestations extérieures. Les frais de déplacements pour les assemblées générales ne sont pas pris en charge par l’association.

II- ASSEMBLEE GENERALE

• Convocations :

Elles peuvent se faire soit par diffusion sur une liste informatique, soit par affichage sur le site Internet de l’association, ou envoi d’un courriel individuel à chaque adhérent.

• Votes :

Ils seront annoncés sur la liste et organisés systématiquement sur le site Internet dans l’espace membres pendant une période de 7 jours. De ce fait, il n’y aura pas nécessité de prévoir des pouvoirs.

III- UTILISATION DES DONNEES ET POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ

• Chaque adhérent peut compléter son ascendance propre avec les données partagées par l’Association. Au titre du droit du producteur prévu à l’article L.341-1 al.1 du Code de la propriété intellectuelle, il est interdit de publier l'intégralité de l'une des bases, des listes ou les dépouillements mis à disposition par l'association. Toutefois, il est permis de réutiliser une partie raisonnable des données ainsi complétées dans le cadre de recherches généalogiques, historiques, sociales et/ou statistiques. En aucun cas, cependant, les données fournies par les adhérents ne pourront être exploitées dans un but lucratif par quiconque à l’intérieur et en dehors de l’association.

• Il est interdit de communiquer les codes d'accès aux bases de données, dépouillements et listes mis à la disposition des adhérents à un tiers tout comme ceux permettant de s'authentifier sur le site web www.cousinsdelamarquise.org.

• Il est également interdit d'utiliser les nom et prénom et autres données personnelles des participants ainsi que ceux des membres de leur famille ayant moins de 100 ans sans accord préalable de l'intéressé. Ceci couvre toute forme de publication ainsi que l'échange dans un cadre privé hors Marquise.

• L'adhérent bénéficie en permanence d'un accès à son profil sur le site web www.cousinsdelamarquise.org lui permettant de rectifier ses données personnelles à l'exception de ses prénom, login, numéro d'adhérent et année de cotisation. En cas de départ de l'association, l'adhérent ou ses ayants droit peuvent demander la suppression de ses données personnelles de moins de 100 ans.

• Conformément au Règlement Général de Protection des Données (RGPD) visant à protéger les personnes physiques au regard du traitement de leur données à caractère personnel, l'association des cousins de la Marquise a dressé la liste de ses traitements de données à caractère personnel et mis en oeuvre les mesures assurant leur protection. Ces mesures sont consignées dans le registre des traitements à caractère personnel des cousins de la Marquise et fondent la politique de confidentialité de l'association.

  Registre des traitements de données à caractère personnel

IV- ADHESION

Les personnes physiques souhaitant être membres actifs de l’association doivent :

• Fournir les données généalogiques de leur ascendance dont au moins une partie doit être originaire des départements mentionnés à l’article 2 des statuts par transfert d’un fichier au format gedcom. Ces données sont acquises à l’association :
• Remplir un bulletin d’adhésion ;

• Acquitter une cotisation annuelle dont le montant est fixé par l’assemblée générale. Le règlement d’une cotisation ouvre droit à une voix lors des votes de l’Assemblée Générale. Pour les couples, il leur est possible de régler une cotisation (1 voix) ou deux cotisations (2 voix) ;
• Fournir un texte de présentation, une photo et une adresse électronique valide.

A partir du 1^er Janvier 2007, seuls les adhérents à jour de leur cotisation pourront télécharger la base de données et auront accès à la liste de diffusion. A partir de cette date, il y aura un code d’accès unique qui sera changé aussi souvent que nécessaire grâce à un mailing spécial envoyé aux adhérents.

• Les adhérents qui n'auront pas renouvelé leur adhésion avant le 31 décembre n'auront plus accès au site, à la base et à la liste jusqu'au renouvellement effectif de leur adhésion.

V - FRAIS DE RASSEMBLEMENT

• Ils sont supportés par les participants aux rassemblements. Une commission spécifique pour chaque rassemblement (général ou sectoriel) est systématiquement créée par les adhérents qui prennent en charge l’organisation d’un rassemblement. Chaque commission créée pour un rassemblement doit établir un budget présentant des comptes équilibrés. Les frais d’organisation sont obligatoirement justifiés par les factures des fournisseurs au nom de l’association, la participation financière de chacun étant établie à l'ordre de l'association, le trésorier est obligé de séparer dans sa comptabilité les frais d'organisation et les remboursements des participants, du reste du fonctionnement de l'association.
• Le trop perçu des frais d'organisation sera acquis à l'association.
• Dans le cas où des réservations de locaux ou autres occasionneraient des frais payables d’avance, une avance de trésorerie pourra être faite sur demande. Elle sera restituée à l’association après chaque rassemblement.